Nederlands

Privacyverklaring

De Tuinkamer | Stay & Retreat

Laatst bijgewerkt: 22 september 2026

1 Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

De Tuinkamer | Stay & Retreat, hierna De Tuinkamer, wij of ons, gevestigd aan Rechteind 1, 9746 RV Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72135131 en bekend onder btw-nummer NL001422458B11, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

U kunt ons bereiken via Rechteind 1, 9746 RV Groningen, +31 6 29432591 en [email protected].

Deze privacyverklaring geldt voor onze bed and breakfast, de websites https://de-tuinkamer-stay-retreat.nl en https://de-tuinkamer-stay-retreat.online, de daarop aangesloten of via Lodgify aangeboden boekings- en contactfuncties, rechtstreekse aanvragen en boekingen, boekingen via externe boekingsplatforms en het contact met gasten vóór, tijdens en na een verblijf.

Externe boekingsplatforms en communicatieplatforms verwerken daarnaast persoonsgegevens voor hun eigen diensten. Zij zijn voor die eigen verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk.

2 Van wie en waar vandaan ontvangen wij gegevens

Meestal ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van u. Wij kunnen ook beperkte gegevens ontvangen van de hoofdboeker of een medereiziger, van Lodgify, van een boekingsplatform waarop u reserveert, zoals Airbnb, Booking.com of Vrbo of Expedia, of van een communicatiekanaal dat u zelf gebruikt, zoals WhatsApp of Facebook.

Wanneer een hoofdboeker gegevens van medereizigers aan ons verstrekt, vragen wij de hoofdboeker deze privacyverklaring met hen te delen.

3 Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van de manier waarop u contact opneemt of boekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Identiteits- en contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, woonplaats, land, e-mailadres en telefoonnummer.

Boekings- en verblijfsgegevens, zoals aankomst- en vertrekdatum, aantal gasten, samenstelling van het gezelschap, leeftijden voor zover die relevant zijn voor bezetting, prijs of belasting, gekozen accommodatie, prijs, voorkeuren en bijzonderheden voor het verblijf.

Gegevens voor het wettelijk verplichte nachtregister. Artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht verlangt in ieder geval naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum en de aard van het getoonde identiteitsdocument. Artikel 2:42 van de Algemene Plaatselijke Verordening Groningen noemt daarnaast adres, geboortedatum, geboorteplaats en betrekking. Wij registreren deze gegevens alleen voor zover de toepasselijke regels dit voor ons verblijf verlangen.

Betaal- en administratiegegevens, zoals betaalstatus, bedrag, factuurgegevens, transactiekenmerk, toeristenbelasting en, bij een rechtstreekse bankbetaling, het rekeningnummer dat op de betaling zichtbaar is.

Correspondentie, zoals e-mails, berichten via Lodgify, een boekingsplatform, WhatsApp of sociale media, telefonische notities, vragen, klachten en informatie die u zelf aan ons verstrekt.

Gewone voedingsvoorkeuren en, alleen na uitdrukkelijke toestemming, informatie over allergieën of voedselintoleranties.

Technische websitegegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaattype, bezochte pagina's, verwijzende pagina, datum, tijd en duur van het bezoek, cookievoorkeuren en technische loggegevens.

Recensies en feedback die u via een boekingsplatform of rechtstreeks met ons deelt.

Wij registreren geen BSN. Wij maken of bewaren geen kopie of scan van uw identiteitsbewijs. Bij aankomst kunnen wij u wel vragen een geldig identiteitsbewijs te tonen. Wij noteren alleen de gegevens die de wet voor het nachtregister verlangt, waaronder de aard van het getoonde document.

4 Waarom en op welke grond verwerken wij gegevens

Aanvragen en boekingen. Wij gebruiken noodzakelijke gegevens om vragen te beantwoorden, beschikbaarheid en prijs te bepalen, een reservering vast te leggen en de overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren. De grondslag is artikel 6, eerste lid, onder b, AVG.

Het verblijf. Wij gebruiken noodzakelijke gegevens voor check-in, communicatie, ontbijt, service, veiligheid, schadeafhandeling en uitvoering van het verblijf. De grondslag is de overeenkomst. Voor fraudepreventie, veiligheid en de bescherming van onze rechten kunnen wij ons, na belangenafweging, beroepen op ons gerechtvaardigde belang als bedoeld in artikel 6, eerste lid, onder f, AVG.

Voedingswensen en allergieën. Gewone voedingsvoorkeuren verwerken wij voor de uitvoering van het verblijf. Informatie over een allergie of voedselintolerantie kan een gezondheidsgegeven zijn. Wij leggen deze informatie alleen vast nadat u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven op grond van artikel 9, tweede lid, onder a, AVG. U kunt die toestemming altijd intrekken. De intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Betaling en administratie. Wij verwerken gegevens om betalingen te ontvangen, uitbetalingen van platforms te controleren, facturen en boekhouding bij te houden en betaalvragen af te handelen. De grondslagen zijn de overeenkomst en onze wettelijke administratieplicht, artikel 6, eerste lid, onder b en c, AVG.

Nachtregister en logiesbelasting. Wij verwerken de gegevens die nodig zijn om te voldoen aan artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht, de Algemene Plaatselijke Verordening Groningen, de regels over logiesbelasting en andere toepasselijke wettelijke verplichtingen. De grondslag is artikel 6, eerste lid, onder c, AVG.

Contact, klachten en geschillen. Wij gebruiken correspondentie om u te helpen, klachten af te handelen, afspraken vast te stellen en rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. De grondslag is de overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang bij goede dienstverlening en rechtsbescherming.

Websitebeheer en beveiliging. Wij verwerken technische gegevens om de websites, contactformulieren en boekingsmodule te laten werken, storingen, spam en misbruik te voorkomen en de beveiliging te bewaken. Dit omvat de inzet van reCAPTCHA op het contactformulier van https://de-tuinkamer-stay-retreat.online. De grondslag is ons gerechtvaardigde belang bij betrouwbare en veilige websites. Voor noodzakelijke opslag op uw apparaat geldt de uitzondering voor strikt noodzakelijke technieken uit de Telecommunicatiewet.

Statistieken en niet-noodzakelijke technieken. Beperkt analytische technieken gebruiken wij zonder toestemming alleen als zij zo zijn ingericht dat zij weinig gevolgen voor uw privacy hebben. Voor andere analytische, sociale-media- en marketingtechnieken vragen wij vooraf toestemming. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is dan artikel 6, eerste lid, onder a, AVG.

Feedback en recensies. Wij kunnen feedback gebruiken om onze dienstverlening te verbeteren op grond van ons gerechtvaardigde belang. Wij publiceren een herleidbare recensie buiten het platform waarop u die plaatste alleen met uw toestemming.

Nieuwsbrieven en aanbiedingen. Wij gebruiken uw boekings- of contactgegevens niet automatisch voor nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen. Wij doen dit alleen als u daarvoor afzonderlijk toestemming heeft gegeven. U kunt zich daarna altijd eenvoudig afmelden.

5 Rechtstreeks boeken en boeken via een platform

Op https://de-tuinkamer-stay-retreat.nl gebruiken wij een boekingsmodule van Lodgify. De website https://de-tuinkamer-stay-retreat.online wordt via Lodgify gehost en bevat eveneens boekings- en contactfuncties van Lodgify. Als u beschikbaarheid bekijkt, een aanvraag doet, contact opneemt of rechtstreeks boekt, verwerkt Lodgify boekings-, contact- en technische gegevens in onze opdracht. Voor de persoonsgegevens van gasten zijn wij verwerkingsverantwoordelijke en is Lodgify verwerker.

Boekt u via Airbnb, Booking.com, Vrbo of Expedia of een ander extern platform, dan verwerkt dat platform gegevens voor het aanbieden van het account, de zoek- en boekingsdienst, communicatie, betaling, beveiliging en andere eigen doeleinden. Voor deze eigen doeleinden is het platform zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Nadat het platform de gegevens die nodig zijn voor uw boeking aan ons verstrekt, verwerken wij die gegevens voor onze eigen doeleinden zoals in deze verklaring beschreven.

Raadpleeg daarom ook de privacyverklaring van Lodgify en van het boekings- of communicatieplatform dat u gebruikt.

6 Cookies en vergelijkbare technieken

Onze websites gebruiken cookies, lokale browseropslag, scripts en vergelijkbare technieken. De precieze technieken verschillen per website. Strikt noodzakelijke technieken zorgen voor basisfuncties, beveiliging, caching, uw cookievoorkeuren en de werking van contact- en boekingsfuncties. Daarvoor is geen toestemming vereist. Als u een cookiekeuze maakt, wordt die in uw browser bewaard totdat u haar wijzigt, de ingestelde bewaartermijn verstrijkt of u de browsergegevens verwijdert.

Op https://de-tuinkamer-stay-retreat.nl gebruiken wij Phoenix Analytics voor bezoekersstatistieken. Als deze dienst uitsluitend beperkt analytisch en privacyvriendelijk is ingesteld, kan hij zonder toestemming worden gebruikt. Voor iedere instelling waarbij persoonsgegevens uitgebreider worden verwerkt of informatie op uw apparaat niet strikt noodzakelijk wordt opgeslagen of uitgelezen, vragen wij vooraf toestemming.

Op https://de-tuinkamer-stay-retreat.online wordt het contactformulier beschermd door Google reCAPTCHA. Als u de formulierpagina bezoekt of het formulier gebruikt, kan Google technische en interactiegegevens ontvangen, zoals het IP-adres, browser- en apparaatgegevens en gegevens over interacties. Wij gebruiken reCAPTCHA om legitiem gebruik te onderscheiden van spam en misbruik. Op de verwerking door Google is daarnaast de privacyverklaring van Google van toepassing. Voor zover reCAPTCHA of een andere dienst niet strikt noodzakelijke informatie op uw apparaat opslaat of uitleest, vragen wij vooraf toestemming.

Sociale-mediafuncties en marketingcode, waaronder code van Meta of Facebook, worden alleen geladen nadat u marketingtoestemming heeft gegeven. Zonder die toestemming hoort alleen een gewone link naar een extern socialemediaplatform beschikbaar te zijn. Wanneer u zelf op zo'n link klikt, geldt vervolgens de privacyverklaring van dat platform.

In de beschikbare cookie-instellingen vermelden wij per dienst de aanbieder, het doel, de categorie en de bewaartermijn. U kunt niet-noodzakelijke technieken weigeren zonder dat u daardoor de basisfuncties van de websites verliest. Op https://de-tuinkamer-stay-retreat.nl kunt u uw keuze via de knop Cookies later net zo eenvoudig wijzigen of intrekken. Wanneer op https://de-tuinkamer-stay-retreat.online voor een techniek toestemming nodig is, wordt de bijbehorende keuze via de daar getoonde Lodgify-cookie-instellingen aangeboden. U kunt cookies en lokale opslag ook via uw browser verwijderen.

De webservers kunnen IP-adressen en technische loggegevens tijdelijk verwerken voor beheer en beveiliging. Wij gebruiken die gegevens niet om u buiten onze websites te volgen.

7 Met wie delen wij persoonsgegevens

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Voor zover nodig kunnen wij gegevens delen met:

Phoenix of IMU en andere leveranciers van websitehosting, formulieren, e-mail, beveiliging en IT voor https://de-tuinkamer-stay-retreat.nl;

Lodgify als leverancier van de hosting van https://de-tuinkamer-stay-retreat.online en van onze boekings-, reserverings- en contactfuncties;

Google voor reCAPTCHA op het contactformulier van https://de-tuinkamer-stay-retreat.online;

het boekingsplatform waarop u boekt of communiceert;

banken, betaalproviders en administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;

aanbieders van de communicatiekanalen die u gebruikt, bijvoorbeeld uw e-mailprovider of WhatsApp en Meta;

de gemeente Groningen, het Noordelijk Belastingkantoor, de Belastingdienst, politie of andere bevoegde instanties wanneer de wet dit verlangt;

juridisch en andere professionele adviseurs wanneer dit nodig is voor advies, een klacht, een geschil of een wettelijke verplichting.

Met partijen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Partijen die zelf het doel en de middelen van hun verwerking bepalen, zijn voor die verwerking zelfstandig verantwoordelijk.

8 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers en platforms kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor verwerkers die wij inschakelen, gebruiken wij alleen een doorgiftegrond die de AVG toestaat. Dat kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn, deelname van een Amerikaanse ontvanger aan het EU-VS Data Privacy Framework of het gebruik van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zo nodig met aanvullende maatregelen.

Zelfstandige boekings- en communicatieplatforms zijn verantwoordelijk voor hun eigen internationale doorgiften. Raadpleeg hun privacyverklaringen voor nadere informatie. U kunt ons vragen welke doorgiftegrond voor een door ons ingeschakelde verwerker geldt en hoe u een kopie of beschrijving van de passende waarborgen kunt krijgen.

9 Hoe lang bewaren wij gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor wij ze gebruiken. In beginsel gelden de volgende termijnen:

Een aanvraag die niet tot een boeking leidt en andere afgehandelde contactberichten: maximaal 6 maanden na het laatste inhoudelijke contact.

Boekings- en verblijfscommunicatie: maximaal 2 jaar na vertrek. Gegevens die onderdeel zijn van de overeenkomst, betaling of fiscale administratie bewaren wij langer als de wettelijke bewaarplicht dit verlangt.

Facturen, betalingen, uitbetalingen en andere basisgegevens van de fiscale administratie: in beginsel 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht. Voor bepaalde gegevens kan wettelijk een andere termijn gelden.

Gegevens uit het nachtregister: zolang dit nodig is voor de wettelijke registratieplicht en controle door een bevoegde instantie. Voor zover deze gegevens tevens deel uitmaken van de fiscaal relevante administratie, geldt in beginsel de fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Gegevens die daarvoor niet meer nodig zijn, verwijderen wij eerder.

Gegevens over gewone voedingsvoorkeuren en, met toestemming verstrekte, allergieën of voedselintoleranties: uiterlijk 4 weken na vertrek. Bij intrekking van de toestemming verwijderen wij gezondheidsgegevens eerder, tenzij zij nog nodig zijn voor de afhandeling van een incident of rechtsvordering.

Technische beveiligings- en serverloggegevens: maximaal 6 maanden, tenzij een beveiligingsincident onderzoek en langer bewaren noodzakelijk maakt.

Herleidbare of pseudonieme analyticsgegevens: maximaal 14 maanden. Werkelijk anonieme, samengevoegde statistieken kunnen langer worden bewaard.

Klachten, incidenten en geschillen: zolang dit nodig is voor de afhandeling en daarna gedurende de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn.

Een recensie die met toestemming op onze eigen kanalen is gepubliceerd: totdat u de toestemming intrekt of de publicatie niet meer nodig is, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

Gegevens die een extern platform voor zijn eigen doeleinden bewaart, vallen onder het bewaarbeleid van dat platform.

10 Welke gegevens moet u verstrekken

Gegevens die nodig zijn voor een aanvraag of boeking zijn noodzakelijk om de overeenkomst te kunnen voorbereiden en uitvoeren. Zonder die gegevens kunnen wij uw aanvraag of boeking mogelijk niet behandelen.

Gegevens voor het nachtregister en de logiesbelasting zijn wettelijk verplicht voor zover de betreffende regels op uw verblijf van toepassing zijn. Als u die gegevens niet verstrekt of geen geldig identiteitsdocument toont wanneer dat wettelijk vereist is, kunnen wij de check-in of het verblijf mogelijk niet uitvoeren.

Het delen van voedingsvoorkeuren, allergieën en voedselintoleranties is vrijwillig. Zonder die informatie kunnen wij daar bij het ontbijt geen rekening mee houden. Ook toestemming voor niet-noodzakelijke cookies en marketing is vrijwillig. Een weigering heeft geen gevolgen voor de basiswerking van de websites of voor uw mogelijkheid om een verblijf aan te vragen.

11 Gegevens van kinderen

Onze websites en boekingsmogelijkheid zijn niet gericht op kinderen die zelfstandig een verblijf boeken. Een boeking voor minderjarige gasten wordt gedaan door een ouder, verzorger of andere bevoegde volwassene. Wij verwerken alleen gegevens over minderjarige gasten die nodig zijn voor bezetting, prijs, veiligheid of een wettelijke verplichting.

12 Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

13 Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatig gebruik, wijziging en openbaarmaking. Wij beperken toegang tot personen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben en gebruiken waar passend versleutelde verbindingen, sterke accountbeveiliging en actuele apparatuur en software.

Geen enkel digitaal systeem is volledig risicoloos. Bij een mogelijk datalek onderzoeken wij wat er is gebeurd, beperken wij de gevolgen en voldoen wij aan de wettelijke registratie-, meldings- en informatieplichten.

14 Uw privacyrechten en klachten

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:

inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;

onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;

gegevens te laten verwijderen wanneer geen wettelijke uitzondering geldt;

de verwerking te laten beperken;

bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;

bezwaar te maken tegen direct marketing;

gegevens die u zelf heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen, wanneer de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt en is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst;

een gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

U kunt een verzoek sturen naar [email protected]. Als wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit, kunnen wij om aanvullende informatie vragen. Wij kiezen daarbij een passende en zo min mogelijk ingrijpende controlemethode en vragen niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs.

Wij reageren zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij laten u dan binnen de eerste maand weten waarom meer tijd nodig is.

Heeft u een vraag of klacht over onze omgang met uw gegevens, dan kunt u contact met ons opnemen. U mag ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap.

15 Links en diensten van derden

Onze websites bevatten links naar en onderdelen van externe diensten. Als u een externe link volgt of een dienst van een derde gebruikt, geldt de privacy- en cookieverklaring van die derde voor de eigen verwerking. Wij raden u aan die verklaring te lezen voordat u daar persoonsgegevens verstrekt.

16 Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer onze dienstverlening, websites, leveranciers of de wet- en regelgeving verandert. De meest recente versie staat op onze websites. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij een belangrijke wijziging informeren wij betrokkenen op een passende manier.